Information til udvalgsformænd Vejledninger og retningslinjer

Aflevering af bilag:

  1.  Hver gang der købes noget for klubben, enten via udvalgets betalingskort eller ved at lægge ud, skal der afleveres et bilag samt en udfyldt bilagsformular.  
  2. Hvis udgiften ikke er omfattet af et udvalgsbudget, skal denne godkendes af bestyrelsen, inden udgiften afholdes.
  3. Bilaget skal være en kvittering, en faktura eller en regning. Dankort-notaer eller ordrebekræftelser duer ikke som bilag.
  4. Regninger til betaling skal afleveres mindst en uge før forfaldsdatoen.
  5. Bilaget skal afleveres elektronisk via denne formular.

Vejledning til bilag:

  

Køb ved brug af klubbens betalingskort

  1. Udvalgsformænd, der har et betalingskort tilknyttet udvalgets konto, får hele udvalgets årsbudget overført i begyndelsen af året. De har derefter ansvaret for selv at styre budgetforbrug.
  2. Betalingskortet kan kun bruges til indkøb af ting omfattet af budgettet. Køb udover budget, eller budgetændringer, skal godkendes af bestyrelsen i forvejen.
  3. Såfremt det konstateres, at der mangler bilag for køb ved brug af betalingskortet, vil dette blive spærret.
  4. Kortindehaveren hæfter personligt for køb, der mangler bilag.

Herunder finder du links til tekst- og videovejledninger i brug af både Conventus og Conventus Finans for udvalgsformænd:

Husk at du som udvalgsformand skal logge ind med din formandsprofil her, og ikke din egen personlige. 

 

Sådan redigerer og opdaterer du udvalgets informationer på hjemmesiden


Tekst

 

Sådan anvender du Conventus til at sende gruppemails:


Tekst

 

Sådan finder du udvalgets budget for indeværende og tidligere år:


Tekst

 

Sådan finder du udvalgets enkeltudgifter for indeværende og tidligere år: 


Tekst

 

Sådan finder du aktuelt indestående og bogført forbrug

 


Tekst 

Udvalgenes opgaver:

  1. At varetage det udvalgsspecifikke ansvarsområde.

    Disse aftales med bestyrelsen og kan løbende ændres, hvis forholdene ændrer sig. Ansvarsområderne revideres mindst en gang om året.

  2. At hjælpe andre udvalg (networking).

  3. At styre udvalgsmail og besvare henvendelser.

  4. Løbende at lægge aktiviteter ud i eventkalenderen.

  5. Løbende at aflevere bilag for udgifterne.

  6. At publicere ansvarsområder, formålsbeskrivelse og formand/kontaktperson, budgetramme og medlemsliste på hjemmesiden under udvalgets conventus - ”opslagstavle”.

  7. At forberede årsbudget.

 

Udvalgsformandens opgaver:

  1. Har det overordnede ansvar.

  2. Uddelegerer opgaver.

  3. Motiverer frivillige.

  4. Sikrer kontinuitet: opfordrer, rekrutterer og træner nye frivillige, anerkender tilbagetrædende.

  5. Deltager i ledergruppemøder eller uddelegerer en repræsentant.

 

Ledergruppemøder: 

  1. Der afholdes 4 ledergruppemøder om året. Datoerne fastlægges af bestyrelsen i begyndelsen af året.

  2. Til hvert ledergruppemøde fremlægger formanden kort udfordringer i sit udvalg (maksimum 2 minutter per udvalg). 

 

Forplejning til arrangementer:

  1. Der betales forplejning til frivillige under arrangementer.

  2. Forplejning er max 65 kr. per kuvert.

  3. Forplejning til arrangementer gives til de frivillige på dagen.

  4. Der betales ikke for forplejning til arrangementsdeltagere. 

 

Regler for refundering af udgifter:

  1. Klubben støtter primært faciliteter og aktiviteter rettet mod klatring.

  2. Arbejde foregår primært frivilligt. Bestyrelsen bestemmer omfanget af lønnet arbejde.

  3. Indtjening fra klubudviklingsprojekter (fx via DklaF) tilfalder udvalgets eget budget.

  4. Kørselsgodtgørelse ved uddannelse:

    • Både af økonomi- og miljøhensyn opfordres der til at benytte offentlig transport eller samkørsel i biler.

    • Destination i Danmark (herunder også Kullen og kørsel gennem Sverige til Bornholm):

      1. Antal kørte km efter statens lave takst – i 2012 kr. 2,10 pr. km.

      2. Billigste offentlige transportmiddel

      3. Bro- og færgebilletter

    • Destination i udlandet:

      1. Det forventes at der er minimum 3 personer i bilen inkl. chauffør.

      2. Kr. 1,10 pr. kørt km

      3. Kr. 0,50 pr. kørt km, som passager

    • Der skal være en kvittering på alt, som sendes til kassereren
  1. Støtte ved konkurrencer

    • Klubben støtter medlemmer som deltager i nationale mesterskaber (IKKE internationale) og konkurrencer under "Boulder cup"/"Junior boulder cup" formatet (tidligere kaldet "Bloc-comp)".

    • Klubben godtgør hele deltagergebyret og støtter med 50% af transportomkostningerne. Sidstnævnte op til en grænse på 600 kr.

    • Transporten skal være det billigst mulige, og der skal være en kvittering på alt, som sendes til kassereren.

  2. Støtte ifm. fællesture

    • Refundering ifm. fællesture sker efter følgende formel: ((samlede udgifter – evt. støtte) / samlet antal deltagere) * antal ÅK's frivillige ledere
    • Turlederen er ansvarlig for at udarbejde et regnskab for turen, samt aflevere bilag for samlede udgifter til kassereren og oplyse samlet antal deltagere og antal ÅK-trænere/instruktører, så klubbens støtte kan blive regnet ud og overført til turlederen.

 

Lukning af klubben ifm. arrangementer:

  1. Aktiviteten skal skønnes gavnlig for klubben.

  2. Lukningen skal varsles på hjemmesiden mindst 14 dage inden.

  3. Lukningen skal være godkendt af bestyrelsen.

Anbefalinger for udvalgsmøder: 

  1. Der indkaldes til gruppemøder med mindst en uges varsel.

  2. Den, der indkalder til mødet, har ansvaret for melding af afbud, booking af mødelokalet, samt ev. forberedelse af forplejning.

  3. Der vælges en ordfører og referent, gerne samme person, der løbende skriver referatet under mødet. Dette godkendes på stedet som det sidste punkt på dagsordenen.

  4. Dagsordenen følges. Hvis nye punkter opstår, der skal diskuteres, skrives de under ”eventuelt” i referatet og omtales til sidst.

  5. Møderne varer ikke længere end 1,5 time og har et klart udmeldt sluttidspunkt.

  6. Alle punkter, der ikke nås på et møde, flyttes til næste mødes dagsorden.

  7. Der aftales tidspunkt for næste møde på stedet.

  8. Kommunikation, ligesom forarbejde, må meget gerne foregå udenfor møderne, men beslutningerne skal altid tages kollektivt, gerne ved opnåelse af konsensus.

  9. Bestyrelsen kan deltage i gruppemøder og skal informeres om dagsordenen i forvejen.

 

Nyt udvalgsmedlem

  1. Skal løbende indføres i opgaver og tilføjes til Conventus-udvalgsliste

  2. Introduceres til et udvalgsmøde, evt. fastsættelse af funktion

  3. E-mail skal sendes til klubværten med: navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse

  4. Klubvært: kontrollerer Conventus, overrækker t-shirt, evt. tilføjelse til fælles email-alias

 

Ny udvalgsformand

  1. Skal løbende indføres i opgaver

  2. Introduceres til et udvalgsmøde

  3. Overdragelse af udvalgsmappen

  4. Mail sendes til klubvært med navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse

  5. Klubvært: tilføjelse til Conventus, oprettelse som bruger på Conventus + vejledning, tilføjelse til email-alias, overrækkelse af t-shirt, mail til bestyrelse