Herunder finder du links til tekst- og videovejledninger i brug af både Conventus og Conventus Finans for udvalgsformænd:
Husk at du som udvalgsformand skal logge ind med din formandsprofil her, og ikke din egen personlige.
Sådan opretter du begivenheder i kalenderen/booker mødelokalet:
Sådan redigerer og opdaterer du udvalgets informationer på hjemmesiden:
Sådan anvender du Conventus til at sende gruppemails:
Udvalgenes opgaver:
-
At varetage det udvalgsspecifikke ansvarsområde.
Disse aftales med bestyrelsen og kan løbende ændres, hvis forholdene ændrer sig. Ansvarsområderne revideres mindst en gang om året.
-
At hjælpe andre udvalg (networking).
-
At styre udvalgsmail og besvare henvendelser.
-
Løbende at lægge aktiviteter ud i eventkalenderen.
-
Løbende at aflevere bilag for udgifterne.
-
At publicere ansvarsområder, formålsbeskrivelse og formand/kontaktperson, budgetramme og medlemsliste på hjemmesiden under udvalgets conventus - ”opslagstavle”.
-
At forberede årsbudget.
Udvalgsformandens opgaver:
-
Har det overordnede ansvar.
-
Uddelegerer opgaver.
-
Motiverer frivillige.
-
Sikrer kontinuitet: opfordrer, rekrutterer og træner nye frivillige, anerkender tilbagetrædende.
-
Deltager i ledergruppemøder eller uddelegerer en repræsentant.
Ledergruppemøder:
-
Der afholdes 4 ledergruppemøder om året. Datoerne fastlægges af bestyrelsen i begyndelsen af året.
-
Til hvert ledergruppemøde fremlægger formanden kort udfordringer i sit udvalg (maksimum 2 minutter per udvalg).
Forplejning til arrangementer:
-
Der betales forplejning til frivillige under arrangementer.
-
Forplejning er max 65 kr. per kuvert.
-
Forplejning til arrangementer gives til de frivillige på dagen.
-
Der betales ikke for forplejning til arrangementsdeltagere.
Lukning af klubben ifm. arrangementer:
-
Aktiviteten skal skønnes gavnlig for klubben.
-
Lukningen skal varsles på hjemmesiden mindst 14 dage inden.
-
Lukningen skal være godkendt af bestyrelsen.
Anbefalinger for udvalgsmøder:
-
Der indkaldes til gruppemøder med mindst en uges varsel.
-
Den, der indkalder til mødet, har ansvaret for melding af afbud, booking af mødelokalet, samt ev. forberedelse af forplejning.
-
Der vælges en ordfører og referent, gerne samme person, der løbende skriver referatet under mødet. Dette godkendes på stedet som det sidste punkt på dagsordenen.
-
Dagsordenen følges. Hvis nye punkter opstår, der skal diskuteres, skrives de under ”eventuelt” i referatet og omtales til sidst.
-
Møderne varer ikke længere end 1,5 time og har et klart udmeldt sluttidspunkt.
-
Alle punkter, der ikke nås på et møde, flyttes til næste mødes dagsorden.
-
Der aftales tidspunkt for næste møde på stedet.
-
Kommunikation, ligesom forarbejde, må meget gerne foregå udenfor møderne, men beslutningerne skal altid tages kollektivt, gerne ved opnåelse af konsensus.
-
Bestyrelsen kan deltage i gruppemøder og skal informeres om dagsordenen i forvejen.
Nyt udvalgsmedlem
-
Skal løbende indføres i opgaver og tilføjes til Conventus-udvalgsliste
-
Introduceres til et udvalgsmøde, evt. fastsættelse af funktion
-
E-mail skal sendes til klubværten med: navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse
-
Klubvært: kontrollerer Conventus, overrækker t-shirt, evt. tilføjelse til fælles email-alias
Ny udvalgsformand
-
Skal løbende indføres i opgaver
-
Introduceres til et udvalgsmøde
-
Overdragelse af udvalgsmappen
-
Mail sendes til klubvært med navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse
-
Klubvært: tilføjelse til Conventus, oprettelse som bruger på Conventus + vejledning, tilføjelse til email-alias, overrækkelse af t-shirt, mail til bestyrelse