Herunder finder du links til tekst- og videovejledninger i brug af både Conventus og Conventus Finans for udvalgsformænd:

Husk at du som udvalgsformand skal logge ind med din formandsprofil her, og ikke din egen personlige. 

Sådan opretter du begivenheder i kalenderen/booker mødelokalet:

Sådan redigerer og opdaterer du udvalgets informationer på hjemmesiden: 

Tekst

 

Sådan anvender du Conventus til at sende gruppemails:

Udvalgenes opgaver:

1. At varetage det udvalgsspecifikke ansvarsområde.

   Disse aftales med bestyrelsen og kan løbende ændres, hvis forholdene ændrer sig. Ansvarsområderne revideres mindst en gang om året.

2. At hjælpe andre udvalg (networking).

3. At styre udvalgsmail og besvare henvendelser.

4. Løbende at lægge aktiviteter ud i eventkalenderen.

5. Løbende at aflevere bilag for udgifterne.

6. At publicere ansvarsområder, formålsbeskrivelse og formand/kontaktperson, budgetramme og medlemsliste på hjemmesiden under udvalgets conventus - ”opslagstavle”.

7. At forberede årsbudget.

 

Udvalgsformandens opgaver:

1. Har det overordnede ansvar.

2. Uddelegerer opgaver.

3. Motiverer frivillige.

4. Sikrer kontinuitet: opfordrer, rekrutterer og træner nye frivillige, anerkender tilbagetrædende.

5. Deltager i ledergruppemøder eller uddelegerer en repræsentant.

 

Ledergruppemøder: 

1. Der afholdes 4 ledergruppemøder om året. Datoerne fastlægges af bestyrelsen i begyndelsen af året.

2. Til hvert ledergruppemøde fremlægger formanden kort udfordringer i sit udvalg (maksimum 2 minutter per udvalg). 

 

Forplejning til arrangementer:

1. Der betales forplejning til frivillige under arrangementer.

2. Forplejning er max 65 kr. per kuvert.

3. Forplejning til arrangementer gives til de frivillige på dagen.

4. Der betales ikke for forplejning til arrangementsdeltagere.

 

Lukning af klubben ifm. arrangementer:

1. Aktiviteten skal skønnes gavnlig for klubben.

2. Lukningen skal varsles på hjemmesiden mindst 14 dage inden.

3. Lukningen skal være godkendt af bestyrelsen.

Anbefalinger for udvalgsmøder: 

1. Der indkaldes til gruppemøder med mindst en uges varsel.

2. Den, der indkalder til mødet, har ansvaret for melding af afbud, booking af mødelokalet, samt ev. forberedelse af forplejning.

3. Der vælges en ordfører og referent, gerne samme person, der løbende skriver referatet under mødet. Dette godkendes på stedet som det sidste punkt på dagsordenen.

4. Dagsordenen følges. Hvis nye punkter opstår, der skal diskuteres, skrives de under ”eventuelt” i referatet og omtales til sidst.

5. Møderne varer ikke længere end 1,5 time og har et klart udmeldt sluttidspunkt.

6. Alle punkter, der ikke nås på et møde, flyttes til næste mødes dagsorden.

7. Der aftales tidspunkt for næste møde på stedet.

8. Kommunikation, ligesom forarbejde, må meget gerne foregå udenfor møderne, men beslutningerne skal altid tages kollektivt, gerne ved opnåelse af konsensus.

9. Bestyrelsen kan deltage i gruppemøder og skal informeres om dagsordenen i forvejen.

 

Nyt udvalgsmedlem

1. Skal løbende indføres i opgaver og tilføjes til Conventus-udvalgsliste

2. Introduceres til et udvalgsmøde, evt. fastsættelse af funktion

3. E-mail skal sendes til klubværten med: navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse

4. Klubvært: kontrollerer Conventus, overrækker t-shirt, evt. tilføjelse til fælles email-alias

 

Ny udvalgsformand

1. Skal løbende indføres i opgaver

2. Introduceres til et udvalgsmøde

3. Overdragelse af udvalgsmappen

4. Mail sendes til klubvært med navn, medlemsnummer, t-shirt størrelse

5. Klubvært: tilføjelse til Conventus, oprettelse som bruger på Conventus + vejledning, tilføjelse til email-alias, overrækkelse af t-shirt, mail til bestyrelse